Απεικόνηση 1.  Σχέδιο κράτησης

Τμήμα 1 : Γενικά στοιχεία κράτησης

Στοιχεία εισαγωγής:

1. Doc Date : Ημερομηνία καταχώρησης κράτησης
2. Booking Date : Ημερομηνία κράτησης (ΣΗΜΑΝΤΙΚΗ !!)
3. Release Date : Περιθώριο ακύρωσης κράτησης
4. Booking Name : Ονόματα κράτησης. Πρώτα επώνυμο μετά όνομα. Διαχωρίζοντας το ονοματεπώνυμο με πλάγια γραμμή (/) ακολουθεί το δεύτερο, τρίτο, κλπ ονοματεπώνυμο της κράτησης. Μετά από enter η εφαρμογή προτείνει ονόματα που υπάρχουν καταχωρημένα (repeaters) ή αν δεν υπάρχουν προτείνει την καταχώρησή τους κι έτσι εμφανίζονται αυτόματα στο τμήμα 5.
5. Agent : Πράκτορας κράτησης
6. Group : Σε περίπτωση που η κράτηση ανήκει σε γκρουπ, αυτό εμφανίζεται εδώ.
7. Voucher : Αριθμός voucher. ( Το πεδίο είναι πληροφοριακό. Σε περίπτωση που έχει ήδη καταχωρηθεί voucher με τον ίδιο αριθμό εμφανίζεται, μήνυμα προειδοποίησης με πληροφορίες : όνομα, ημερομηνία άφιξης, αναχώρησης κλπ),
8. Subagent : Υποπρακτορείο. (για την περίπτωση που παρακολουθούνται ή και τιμολογούνται τα πρακτορεία και υποπρακτορεία χωριστά)
9. Block : Ποιό συγκρότημα αφορά η κράτηση. (ή ποιό ξενοδοχείο όταν πρόκειται για αλυσίδες ξενοδοχείων.)
10. Κείμενο : Πεδίο ελεύθερου κειμένου 2 γραμμών 124 χαρακτήρες η κάθε μια.
11. Arrive Date : Ημερομηνία άφιξης, συμπληρώνεται αυτόματα μετά την εισαγωγή της στο πεδίο 2a. Η ώρα άφιξης συμπληρώνεται εδώ.
12. Departure Date : Ημερομηνία αναχώρησης, συμπληρώνεται αυτόματα μετά την εισαγωγή της στο πεδίο 2b. Η ώρα αναχώρησης συμπληρώνεται εδώ.
13. Ranking : Χαρακτηρισμός κράτησης. (Repeater, VIP, κλπ)
14. Deposit : Καταχώρηση προκαταβολής
15. Invoice : Μετάβαση στην ενότητα τιμολόγησης

Σε περίπτωση που διατίθεται σύνδεση με Channel Manager το πρόγραμμα εισάγει αυτόματα τις κρατήσεις από τα συμβεβλημένα sites (Booking, Expedia κλπ). Ενημερώνονται επίσης τυχόν αλλαγές σε προηγούμενες κρατήσεις όπως και ακυρώσεις.

Τμήμα 2 : Λεπτομέριες κράτησης

1. From : Ημερομηνία άφιξης
2. To : Ημερομηνία αναχώρησης
3. Nights : Αριθμός διανυκτερεύσεων. Υπολογίζεται αυτόματα από τη διαφορά 2b-2a  ή καταχωρείτε την ημερομηνία άφιξης, τον αριθμό διανυκτερεύσεων και υπολογίζεται αυτόματα η ημερομηνία αναχώρησης.
4. Shortcut : Κωδικός κράτησης στην περίπτωση που διαφοροποιείται η τιμή για το  συγκεκριμένο συνδυασμό τύπου δωματίου, θέας και διατροφής. (π.χ. PROMO)
5. Room : Τύπος δωματίου της κράτησης. (όπως έχουν καταχωρηθεί στη βασική παραμετροποίηση στο σημείο Room types)
6. View : Θέα δωματίου της κράτησης. (όπως έχουν καταχωρηθεί στη βασική παραμετροποίηση στο σημείο View types)
7. Board : Διατροφή δωματίου της κράτησης. (όπως έχουν καταχωρηθεί στη βασική παραμετροποίηση στο σημείο Board types)
8. Agreement : Επιλογή συμβολαίου για τον υπολογισμό της τιμής
9. Voucher Pax : Αριθμός ατόμων. Για κάθε Adult γράφουμε Α, για κάθε extra bed γράφουμε X, για κάθε παιδί C και μαζί την ηλικία ( π.χ. C9 ), για κάθε μωρό Β και για κάθε ηλικιωμένο S. ( π.χ.  ΑΑXC7 = 2 ενήλκες + 1 extra bed + 1 παιδί επτά χρονών )
10. Calculated : Ένδειξη αν η τιμή της κράτησης έχει υπολογιστεί. Αν γίνει οποιαδήποτε αλλαγή σε δεδομένα της κράτησης που σχετίζονται με τον υπολογισμό της τιμής, η ένδειξη αλλάζει αυτόματα σε “Οχι”. Δεν μας επιτρέπεται επίσης να καταχωρήσουμε αλλαγμένη κράτηση όσο η ένδειξη είναι “Οχι”. Πατώντας πάνω στη λέξη “Οχι” η τιμή επαναϋπολογίζεται, η ένδειξη γίνεται “Ναι” και μόνο τότε μπορούμε να καταχωρήσουμε τις αλλαγές.
11. %Discount : Ποσοστιαία έκπτωση κράτησης
12. Price : Υπολογισμένη τιμή κράτησης. Μπορούμε να πληκτρολογήσουμε διαφορετική τιμή από αυτήν που έχει υπολογιστεί. Το πεδίο 2k συμπληρώνεται αυτόματα με το αντίστοιχο ποσοστό.
13. Commit Line : Επιλογή τύπου δωματίου commitment. Στην περίπτωση που η κράτηση είναι guarantee (συμβόλαιο commitment) πρέπει να επιλεχθεί ο τύπος δωματίου της συγκεκριμένης κράτησης, ώστε να αφαιρεθεί από το commitment του πράκτορα.
14. Charges : Αυτόματη συμπλήρωση ανάλογα με το είδος της γραμμής. (Βασική χρέωση – basic charge ή συμπληρωματική χρέωση – Supplement)
15. Comments : Σχόλια γραμμής, διευκρινήσεις κ.λ.π.

Τμήμα 3 : Ανάλυση διαμενόντων (Συμπληρώνεται αυτόματα από τα δεδομένα του πεδίου 2i)

1. Pax Type : Είδος διαμένοντα (ενήλικας, παιδί, μωρό, extra bed)
2. Pax : Αριθμός διαμενόντων ανά είδος
3. Age : Ηλικία ( για τα παιδιά)

Τμήμα 4 : Room Allocation

1. Date : Ημερομηνία check-in στο δωμάτιο. Σε περίπτωση αλλαγής δωματίου κατά τη διάρκεια παραμονής, συμπληρώνουμε 2η, 3η, κλπ γραμμή με το νέο δωμάτιο.
2. Block : Ποιό συγκρότημα αφορά η κράτηση. (ή ποιό ξενοδοχείο όταν πρόκειται για αλυσίδες ξενοδοχείων.) Μετά την επιλογή block στο πεδίο 4b μας προτείνονται δωμάτια μόνο αυτού του συγκροτήματος (ή ξενοδοχείου όταν πρόκειται για αλυσίδες ξενοδοχείων.)
3. Room : Αριθμός δωματίου. Επιλογή από λίστα, ή με διπλό κλικ μας προτείνονται δωμάτια τα οποία ταιριάζουν στο συνδυασμό του τύπου και θέας δωματίου της κράτησης και τα οποία είναι διαθέσιμα και μετά τα υπόλοιπα.
4. Description : Περιγραφή δωματίου όπως έχει καταχωρηθεί στη βασική παραμετροποίηση – room. Συμπληρώνεται αυτόματα μετά την επιλογή δωματίου στο 4c.
5. Confirmed : Επιβεβαίωση ή όχι του room allocation.

Τμήμα 5 : Στοιχεία διαμενόντων

1. Surname : Επώνυμο
2. Name : Όνομα
3. Passport : Αριθμός διαβατηρίου
4. Identity : Αριθμός ταυτότητας

Τμήμα 6 : Στατιστικά

Στατιστικά στοιχεία σε 4 επίπεδα.

Αναλυτικά στοιχεία πελατών μπορούν να καταχωρηθούν επιλέγοντας πρώτα τη γραμμή στην οποία αναφέρεται ο πελάτης και πατώντας με το αριστερό πλήκτρο του mouse στη λέξη Surname. Σε περίπτωση που διατίθεται αναγνώστης διαβατηρίων & ταυτοτήτων (passport & id scanner), το πρόγραμμα εισάγει όλα τα στοιχεία αυτόματα (αναγνωρίζονται διαβατήρια και ταυτότητες όλων των κρατών)  Η καρτέλα που παρουσιάζεται περιέχει όλα τα πεδία πληροφοριών. (Διευθύνσεις, τηλέφωνα, ημερομηνίες γεννήσεων, E-Mail κλπ). Στο κάτω μέρος της καρτέλας παρέχονται πληροφορίες σχετικά με προηγούμενες διαμονές του πελάτη στο ξενοδοχείο (Ημερομηνίες διαμονής, αριθμό δωματίου, Τζίρος, κ.λ.π.)