Απεικόνηση 1.  Σχέδιο συμβολαίου

Τμήμα 1 : Γενικά στοιχεία συμβολαίου

Στοιχεία εισαγωγής:

1. Date : Ημερομηνία υπογραφής συμβολαίου
2. Agent : Πρακτορείο ή Εταιρία με το οποίο συνάπτουμε το συμβόλαιο.
3. CodeName : Κωδικός συμβολαίου, (έτσι προτείνεται στις κρατήσεις)
4. Type : Είδος συμβολαίου (Πρακτορας, εταιρία ή τιμοκατάλογος ξενοδοχείου)
5. Block : Κτηριακό συγκρότημα (ή ξενοδοχείο σε περίπτωση αλυσίδας ξενοδοχείων) για το οποίο ισχύει το παρόν συμβόλαιο
6. Agreement group : Επιλογή ομάδας συμβολαίου (allotment ή commitment)

Τμήμα 2 : Περίοδοι

Ορισμός περιόδων:

1. Period : Ονομασία περιόδου (Ελεύθερη περιγραφή περιόδων. Π.χ. Low season, High Season, Special Offer Period)
2. RefDate : Reference date – Ημερομηνία αναφοράς (έναρξη ισχύος της περιόδου π.χ. Special Offer ειδικής τιμής το οποίο δίνουμε κατά τη διάρκεια της σαιζόν)
3. Combine : Συνδυασμός περιόδων (συνδυασμός περιόδου με Special offer)
4. Comments : Σχόλια γραμμής, διευκρινήσεις κ.λ.π.

Τμήμα 3 : Ημερομηνίες Περιόδων

1. From Date: Ημερομηνία περιόδου από
2. To Date : Ημερομηνία περιόδου έως
3. Release : Αριθμός ημερών release για τη συγκεκριμένη περίοδο
4. Comments : Σχόλια γραμμής, διευκρινήσεις κ.λ.π.

Τμήμα 4 : Τιμές γευμάτων

Ενδεικτικές τιμές γευμάτων. Οι τιμές που ορίζουμε εδώ αφαιρούνται αυτόματα από τη συνολική τιμή 5g ή 5h (per PAX ή per ROOM) στο τμήμα 6 (6f + 6h = 6i στις χρεώσεις διαμονής).

1. Food : Τύπος γεύματος (Πρωινό, Γεύμα, Βραδυνό)
2. Price : Αξία γεύματος

Τμήμα 5 : Τύποι διαμονής

Όλοι οι συνδυασμοί (room type, view type, board type) που περιλαμβάνονται στο συμβόλαιο καταγράφονται εδώ:

1. Shortcut : Κωδικός – Ο ίδιος ακριβώς συνδυασμός (π.χ. Δίκλινο, θέα θάλασσα, με πρωινό) μπορεί να καταχωρηθεί πολλές φορές με διαφορετική τιμή κάθε φορά χρησιμοποιώντας τον κωδικό. (σε περίπτωση PROMO όπου μικρός αριθμός δωματίων συγκεκριμένου τύπου, προσφέρεται σε ειδική τιμή)
2. Room : Τύπος δωματίου
3. View : Θέα δωματίου
4. Board : Διατροφή
5. Booking Date from : Ημερομηνία κράτησης από
6. Booking Date to : Ημερομηνία κράτησης έως
7. Price Per Person : Τιμή ανά άτομο
8. Minimum Room Rate : Ελάχιστη χρέωση δωματίου
9. Agreement category : Κατηγορία συμβολαίου (Allotment, Commitment, …)
10. Rooms : Αριθμός δεσμευμένων δωματίων
11. Invoice group : Ομάδα τιμολόγισης.
12. Comments : Σχόλια γραμμής, διευκρινήσεις κ.λ.π.

Τμήμα 6 : Χρεώσεις διαμονής

Όλοι οι τύποι διαμενόντων (PAX) εκτός των βασικών τύπων του δωματίου, οι οποίοι εισάγονται αυτόματα, (π.χ. 2 Adults σε δίκλινο) που περιλαμβάνονται στο συμβόλαιο, καταχωρούνται εδώ:

1. Type : Τύπος διαμένοντα (ADL = Adult, EXB = Extra Bed, CHL = Child, BCOT = Baby cot, SEN = Senior)
2. Pax : Αριθμός ατόμων
3. Age from : Ηλικία από
4. Age to : Ηλικία έως
5. %Room : Ποσοστό έκπτωσης διανυκτέρευσης
6. Room : Ποσό έκπτωσης διανυκτέρευσης
7. %Board : Ποσοστό έκπτωσης διατροφής
8. Board : Ποσό έκπτωσης διατροφής
9. Total price : Συνολική διαμορφωμένη τιμή

Οι τιμές όλων των τύπων διαμενόντων είναι δυνατόν να διαφοροποιηθούν υπό συνθήκες. Έτσι αν ένα παιδί βρίσκεται σε δωμάτιο με έναν ενήλικα μπορεί να έχει διαφορετική έκπτωση από αυτήν που θα είχε άν διέμενε μαζί με δύο ενήλικες.