F&B @ SoftOne

Με την αύξηση πωλήσεων, σήμερα, περισσότερο από ποτέ, απαιτείται έλεγχος του κόστους. Η επιλογή της σωστής λύσης τεχνολογίας και μηχανογράφησης, θα μπορούσε να είναι η πιο σημαντική επενδυτική σας απόφαση.

Παρακάτω σας παρουσιάζουμε την υλοποίηση μιας ολοκληρωμένης λύσης Food and Beverage.

Πολυεταιρική Διαχείριση (Ομιλική)

• Ειδών (Ενιαίοι κωδικοί σε όλες τις εταιρείες, η καταχώρηση ενός είδους σε οποιαδήποτε εταιρεία – ξενοδοχείο το καθιστά άμεσα διαθέσιμο σε όλα τα ξενοδοχεία, καρτέλες και στατιστικά στοιχεία ανά όμιλο , Εταιρεία , Ξενοδοχείο )
• Προμηθευτών (Αντίστοιχη διαχείριση με αυτήν των ειδών)
• Προσφορών (Κεντρική διαχείριση προσφορών για όλα τα ξενοδοχεία του ομίλου με δυνατότητα επιλεκτικών διαφοροποιήσεων.)
• Αξιολόγηση προσφορών ( Κεντρική αξιολόγηση προσφορών και επιλογής προμηθευτών ανά είδος )
• Συγκεντρωτικές και Αναλυτικές στατιστικές αναφορές. ( Σύνολα Ομίλου, ανά Ξενοδοχείο , προμηθευτή , είδος, τμήμα)

Καθορισμός Πολλαπλών Μονάδων Μέτρησης ανά Είδος

• Τιμολόγηση ειδών σε διάφορες Μονάδες Μέτρησης και συσκευασίες
• Εσωτερικές διακινήσεις σε διάφορες Μονάδες Μέτρησης και συσκευασίες.
• Αυτόματη αναγωγή στη κύρια ΜΜ του ξενοδοχείου σε Ποσότητα και Τιμή
• Πολλαπλά Barcode και κωδικοί προμηθευτών ανά είδος αντιστοιχισμένα με συγκεκριμένες συσκευασίες του είδους

Καταχώρηση Προσφορών – Διαπραγμάτευση

• Καταχώρηση προσφορών σε επίπεδο ομίλου με δυνατότητα διαφοροποίησης ανά ξενοδοχείο.
• Οι αναφερόμενοι κωδικοί των ειδών είναι μοναδικοί στην μονάδα μέτρησης του ξενοδοχείου (λίτρο, κιλό ,Τεμάχιο) .
• Οι τιμές καταχωρούνται κατά συσκευασία (Δυνατότητα διαφοροποίησης τιμής για διαφορετικές συσκευασίες), ποιότητα, χώρα προέλευσης με αυτόματη αναγωγή στη μονάδα μέτρησης ξενοδοχείου.
• Καταχωρούνται και συνυπολογίζονται στην τελική αξιολόγηση οι προσφερόμενες ημέρες πίστωσης.
• Με την επιλογή του είδους εμφανίζονται τα στατιστικά στοιχεία των αγορών που το αφορούν ( Τζίρος, Μέγιστη – Ελάχιστη – Μέση τιμή αγοράς για την προηγούμενη χρήση, καθώς και οι τρέχουσες προσφορές άλλων προμηθευτών), σε επίπεδο ομίλου – εταιρείας  προμηθευτή, ώστε να είναι άμεσα διαθέσιμα όλα τα στοιχεία που απαιτούνται για καλύτερη διαπραγμάτευση.

Πίνακας Αξιολόγησης

• Εμφάνιση όλων των προσφορών στον πίνακα αξιολόγησης με δυνατότητα Φιλτραρίσματος και Ταξινόμησης ανά Είδος – Προμηθευτή , Γενικές και ειδικές κατηγορίες, ώστε να έχετε την δυνατότητα εύκολης σύγκρισης τιμών ( αναφέρονται σε μονάδα τιμολόγησης προμηθευτή και με αναγωγή σε μονάδα μέτρησης ξενοδοχείου ). Με όλα τα δεδομένα, η επιτροπή αγορών, επιλέγει τον προμηθευτή για το κάθε είδος. Η επιλογή αυτή δεσμεύει σε επίπεδο ομίλου τόσο τα είδη που μπορείτε να παραγγείλετε όσο και τον Προμηθευτή από τον οποίο θα τα προμηθευτούμε.
• Βάσει των παραπάνω δεδομένων οι αιτήσεις προμήθειας αργότερα θα δρομολογούνται αυτόματα στους επιλεγμένους ανά είδος προμηθευτές
• Καταγραφή ιστορικού μεταβολών στον πίνακα αξιολόγησης (αλλαγή επιλεγμένου προμηθευτή, έγκριση νέας προσφοράς , μεταβολές τιμών) και άμεση ενημέρωση με αποστολή e-mail, SMS στον υπεύθυνο εγκρίσεων

Επιλογή εγκεκριμένων ειδών ανά Ξενοδοχείο – Τμήμα

• Με την εργασία αυτή, οι υπεύθυνοι προμηθειών του κάθε ξενοδοχείου επιλέγουν από τα είδη που έχει εγκρίνει η επιτροπή αγορών , αυτά που θα προμηθεύονται συνολικά στο ξενοδοχείο αλλά και σε κάθε τμήμα ξεχωριστά. Μόνο τα επιλεγμένα είδη εμφανίζονται στις παραγγελίες προς προμηθευτές , καθώς και στις αιτήσεις προμήθειας των τμημάτων.
• Με τη παραπάνω λειτουργία αποτρέπεται η προμήθεια ειδών για τα οποία δεν υπάρχει προηγούμενη εγκεκριμένη προσφορά .
• Υπάρχει η δυνατότητα εξαίρεσης ειδών τα οποία χαρακτηρίζονται από εποχικότητα, συχνές αλλαγές τιμών και χρήζουν καθημερινής διαπραγμάτευσης (π.χ είδη μαναβικής).

Ηλεκτρονικές Αιτήσεις Προμήθειας

• Πρόταση προμήθειας με αναφορά αντίστοιχο διάστημα με το διάστημα που θέλετε να καλύψετε, με βάσει τις καταναλώσεις της περιόδου αναφοράς.
• Καταγραφή διαφοροποιήσεων προτεινόμενης από το σύστημα ποσότητας και αυτής που τελικά έχει παραγγελθεί.
• Αυτόματη φόρτωση επιλεγμένων ειδών τμήματος
• Μετασχηματισμός αιτήσεων σε παραστατικά διακίνησης

Παραγγελίες

• Πρόταση παραγγελίας με αναφορά αντίστοιχο διάστημα με το διάστημα που θέλετε να καλύψετε, με βάσει τις χορηγήσεις στα τμήματα της περιόδου αναφοράς.
• Καταγραφή διαφοροποιήσεων προτεινόμενης από το σύστημα ποσότητας και αυτής που τελικά έχει παραγγελθεί.
• Αυτόματη φόρτωση επιλεγμένων ειδών προμηθευτή
• Μαζική αυτόματη δημιουργία παραγγελιών από γενική κατάσταση αναγκών με ομαδοποίηση ειδών ανά επιλεγμένο προμηθευτή και αποστολή τους με e-mail
• Τα Παραστατικά Παραγγελίας αναγράφουν τον κωδικό τη μονάδα μέτρησης και την τιμή προσφοράς του προμηθευτή

Αγορές – Παραλαβές

• Έλεγχος τιμών προμηθευτή κατά τον μετασχηματισμό παραγγελίας σε τιμολόγιο
• Καταγραφή διαφορών τιμολόγησης στις γραμμές του παραστατικού
• Συγκεντρωτικές και αναλυτικές καταστάσεις διαφορών τιμολόγησης ανά προμηθευτή / είδος και δυνατότητα αυτόματης δημιουργίας Παραστατικού Πρόβλεψης Πιστωτικού Τιμολογίου.
• Παραλαβές με mobile συσκευές βάσει Barcode, κωδικό προμηθευτή.
• Αυτόματος έλεγχος αποκλίσεων σε τιμές, ποσότητες με αναφορά τη παραγγελία.

Απογραφές – Μηνιαία αποτελέσματα

• Αυτόματη δημιουργία παραστατικών απογραφής ανά τμήμα / χώρο
• Υπολογισμός κατανάλωσης από απογραφή, συνταγές , συνδυασμό και των δύο.
• Θεωρητική κατανάλωση – αποκλίσεις
• Στατιστικά Αγορών – Καταναλώσεων σε Επίπεδο Ομίλου – Ξενοδοχείου – Τμήματος – Είδους
• Πολυεπίπεδα συγκριτικά στοιχεία τρέχουσας – προηγούμενης περιόδου , τρέχουσας και προηγούμενης χρήσης.