Hotel @ SoftOne

Το Hotel@SoftOne είναι μια προηγμένη και εξαιρετικά σταθερή λύση για τη διαχείριση ξενοδοχειακών μονάδων με πάνω από 10 πλήρως ολοκληρωμένες ενότητες σε μια ισχυρή και ευέλικτη βάση δεδομένων. Ιδανικό τόσο για μικρά όσο και μεγάλα ξενοδοχεία (resorts, city hotels, boutique hotels, apartments, villas, ενοικιαζόμενα δωμάτια). Η ευχρηστία και η λειτουργικότητά του επιτρέπει την αύξηση αποδοτικότητας των χειριστών και τη βελτίωση των υπηρεσιών προς τους πελάτες.

Front Office Operations – Διαχείριση ξενοδοχειακών μονάδων

• Το Hotel@SoftOne έχει σχεδιαστεί για να σας παρέχει ένα αποτελεσματικό εργαλείο για να διαχειριστείτε εύκολα  όλες τις εργασίες του ξενοδοχείου μέσα από ένα κεντρικό περιβάλλον.
• Σας προσφέρει απρόσκοπτη ενσωμάτωση με άλλες ενότητες, Point of sales και Catering, F&B control, Εντολές Εργασιών (tasks), Διαχείριση καθαριότητας (Housekeeping),  Spa & Event Management.
• Το μοναδικό περιβάλλον χρήστη σας παρέχει σαφείς οθόνες, κλικ με απλότητα, εξασφαλίζοντας παράλληλα ότι είναι εύκολο στη χρήση τόσο για νέους όσο και για έμπειρους χρήστες.
• Πρόσβαση προς όλες τις ενότητες μέσω τοπικού δικτύου ή μέσω του Internet.
• Διαθέτει αμφίδρομη επικοινωνία με πολλά Global Distribution Systems (GDSs) σε πραγματικό χρόνο.
• Λειτουργεί σε περιβάλλον client / server με βάση δεδομένων που υποστηρίζεται από τον Microsoft SQL Server.

Agreements

Οι διαμορφώσεις των συμβολαίων μπορούν να είναι ενιαίες για όλο το χρόνο ή να περιορίζονται σε ειδικές τιμολογιακές πολιτικές ή σε εποχιακές τιμές οι οποίες διαφοροποιούνται ανάλογα με την εποχή (seasonal).

1. Ένα συμβόλαιο ανά πράκτορα. (καλύπτει όλους τους τιμοκαταλόγους, εκπτώσεις, Special offers, πακέτα)
2. Εύχρηστο και καλαίσθητο περιβάλλον δημιουργίας περιόδων με διαφορετικά releases ανάλογα με τη περίοδο.
3. Δημιουργία συνδυασμών (τύπος δωματίου, θέα, διατροφή) με τιμή ανά άτομο ή δωμάτιο, Allotment/Commitment/Over Commitment.
4. Δυνατότητα διαφορετικής τιμής για τον ίδιο ακριβώς συνδυασμό (δωμάτια Promo).
5. Δυνατότητα δέσμευσης δωματίων (allotment ή commitment) ανά διαστήματα, διαφορετικά από τις ημερομηνίες περιόδων του συμβολαίου.
6. Παραμετροποίηση ανά τύπο διαμενόντων (ποσοστιαίες εκπτώσεις Extra Beds, 1ου & 2ου παιδιού, βρεφών κλπ). Ειδικές τιμές σε περιπτώσεις συγκεκριμένων συνδυασμών τύπων διαμενόντων.
7. Εκπτώσεις Early booking, 7=6, Special offers, (αυτόνομες ή και συνδυασμός αυτών) με αυτόματο υπολογισμό οπουδήποτε συνδυασμού.
8. Παραμετροποίηση χρεώσεων μέσω συμβολαίου (χρεώσεις πρακτόρων, folio, εταιριών)

Booking Engine

1. Σε πραγματικό χρόνο δημιουργία κράτησης με ακριβείς τιμές και διαθεσιμότητα.
2. Αυτόματη εισαγωγή κρατήσεων από channel managers (μονόδρομη ή αμφίδρομη επικοινωνία, ανάλογα με τις δυνατότητες του εκάστοτε channnel manager).
3. Πλήρως παραμετροποιήσιμη κράτηση (δυνατότητα προσαρμογής τιμοκαταλόγου)
4. Αυτόματος υπολογισμός διαφοράς τιμής αναβάθμισης διαμονής.
5. Ανάλυση χρεώσεων ανά ημέρα και διαμένοντα.
6. Δυνατότητα αυτοματοποιημένης ημερήσιας ή εφάπαξ χρέωσης υπηρεσιών ή αγαθών (αναβάθμιση τύπου δωματίου, εφημερίδα, κλιματιστικό κλπ)
7. Κατανομή δωματίου μέσα από την κράτηση χειροκίνητα ή αυτόματα, ανάλογα με τον τύπο δωματίου.
8. Κατηγοριοποίηση κράτησης αυτόματα (μέσω πράκτορα) ή με επιλογή. (Εθνικότητα, VIP κλπ)
9. Παραμετροποίηση δικαιουμένων γευμάτων και εξαιρέσεις (π.χ. γεύμα κατά την ημέρα αναχώρησης)
10. Αυτόματος προγραμματισμός κλειδιών δωματίων μέσα από την κράτηση (ανάλογα με τη δυνατότητα του κατασκευαστή).
11. Ενσωματωμένη δυνατότητα ανάγνωσης των περισσοτέρων αλλοδαπών διαβατηρίων και ταυτοτήτων 1, 2 ή 3 γραμμών (απαιτείται αναγνώστης διαβατηρίων και ταυτοτήτων με δυνατότητα OCR) με αυτόματη εισαγωγή στοιχείων στην κράτηση.

Room Plan

1. Προσαρμοσμένο πλάνο ξενοδοχείου καλαίσθητο με περιγραφές και χαρακτηριστικά κάθε δωματίου.
2. Προβολή χαρακτηριστικών δωματίου (view, όροφος) και facilities (πλακάκι, μπανιέρα, twin bed, μοκέτα κλπ)
3. Προβολή κρατήσεων και δέσμευση δωματίων (room allocation) με 1 click
4. Δημιουργία κράτησης επάνω στο πλάνο.
5. Check-in, check-out, πωλήσεις, καρτέλες πελατών, προβολή λεπτομερειών κράτησης με 1 click, Supply & Return items, τιμολόγηση.
6. Εύκολη μεταφορά – αλλαγή δωματίων.
7. Άμεση αναβάθμιση δωματίου (upselling) με αυτόματο υπολογισμό διαφοράς τιμής.
8. Πίνακας διαμενόντων, αφίξεων, αναχωρήσεων (ανά τύπο δωματίων και ατόμων)
9. On Plan διαχείριση βλαβών δωματίων και κοινόχρηστων χώρων (maintenance tasks)
10. Φίλτρα πλάνου

Housekeeping

Επιτρέπει στο χρήστη να εισάγει και να παρακολουθεί τις πληροφορίες που απαιτούνται για τη διαχείριση καθαριότητας του ξενοδοχείου.

1. Τρέχουσα κατάσταση καθαριότητας για κάθε δωμάτιο.
2. Αυτόματη ή μη αυτόματη ενημέρωση της κατάστασης καθαριότητας των δωματίων.
3. Προβολή διαθέσιμων και κατειλημμένων δωματίων.
4. Ομάδες επιλεγμένων δωματίων για παραγωγή καταλόγων (task lists)
5. Αναφορές καθαριότητας για όλα ή επιλεγμένα δωμάτια, αναθέσεις καθαριότητας, αποκλίσεις κατάστασης και εκτός λειτουργίας δωμάτια.

Spa & Activities

Προγραμματισμός με βάση το είδος της θεραπείας, παροχής υπηρεσιών, το χρόνο ή το χώρο. Επιτρέπει στους χειριστές να προσαρμόσουν τις συνεδρίες τους

1. Δυνατότητα χρέωσης δωματίου, καθώς και είσπραξη μετρητών ή χρέωση κάρτας.
2. Χαρακτηριστικά υγείας και αξιολόγηση των προτιμήσεων των πελατών.
3. Στατιστικά στοιχεία πελατών τα οποία μπορούν να χρησιμοποιηθούν για εκστρατείες μάρκετινγκ.
4. Μεμονωμένοι λογαριασμοί μπορούν να δημιουργηθούν για τους εξωτερικούς πελάτες.

Retail & POS

Εύχρηστο, εύκολο στην πλοήγηση με οθόνες αφής. Ειδικά προσαρμόσιμες οθόνες στις απαιτήσεις σας, πλήκτρα γρήγορης επιλογής επιτρέπουν στο προσωπικό να έχει πρόσβαση σε συχνά κινήσιμα είδη με το πάτημα ενός κουμπιού, γρήγορη εκτέλεση εκπτώσεων, διάσπαση  λογαριασμών, επιστροφές κλπ.

1. Αυτόματη προσαρμογή της εφαρμογής στο τμήμα λειτουργίας (συγχρονισμός τιμοκαταλόγων, εκτυπωτών κλπ)
2. Δημιουργία και κλείσιμο βάρδιας, επιλογή σερβιτόρου.
3. Γενικοί τιμοκατάλογοι & ειδικοί τιμοκατάλογοι τμημάτων.
4. Επιλογή τιμοκαταλόγου κατά την παραγγελία (κανονικός, μειωμένος, maison κλπ)
5. Δυνατότητα διαφορετικών τιμών για χρονική περίοδο (happy hour, events κλπ)
6. Παρακολούθηση τραπεζιών (διάρκεια, έκδοση απόδειξης, πολλαπλές μορφές πληρωμής)
7. Εκτύπωση παραγγελίας σε προκαθορισμένους εκτυπωτές. (Οι παραγγελίες των τροφίμων μπορούν να εκτυπωθούν άμεσα στην κουζίνα (ζεστά ή κρύα), οι παραγγελίες ποτών μπορούν να εκτυπωθούν απευθείας στο μπαρ.)
8. Επιλογή είσπραξης μετρητών, κάρτας ή χρέωσης δωματίου.
9. Προβολή δικαιουμένων σε πραγματικό χρόνο.
10. Έκδοση απόδειξης (μερικής ή συνολικής), είσπραξη (μερική ή συνολική).

Maintenance

Βλαβοληψία και προγραμματισμός βλαβών δωματίων και κοινόχρηστων χώρων, για τη σωστή διαχείριση ξενοδοχειακών μονάδων

1. Δυνατότητα καταχώρησης βλάβης στο πλάνο.
2. Κατηγορίες, υποκατηγορίες βλαβών.
3. Απ’ ευθείας ανάθεση στον αρμόδιο υπάλληλο.
4. Ενημέρωση κατάστασης από τον υπεύθυνο.
5. Προβολή κατάστασης βλάβης στο πλάνο. (έναρξη, σε εξέλιξη, αδύνατη επισκευή, λήξη)
6. Λίστες ανά κατάσταση, είδος βλάβης, υπάλληλο και στατιστικά βλαβών.
7. Εφαρμογή σε android για άμεση ενημέρωση συντηρητών

Batch Jobs

Διαδικασίες μαζικών εργασιών

• Χρεώσεις διαμονών.
• Έκδοση τιμολογίων πρακτόρων
  1. Συγκεντρωτικά ανά πράκτορα με ή χωρίς ομαδοποιήσεις (ημερομηνία άφιξης και ημερομηνία αναχώρησης, ημερομηνία αναχώρησης) ή έκδοση τιμολογίων για κάθε κράτηση χωριστά
  2. Επιλεκτική τιμολόγηση
• Κλείσιμο ημέρας (με προέλεγχο) :
  1. αφίξεων
  2. αναχωρήσεων
  3. τμημάτων. (εκκρεμής χρεώσεις)
  4. χρεώσεων δωματίων
  5. χρεώσεων πρακτόρων
  6. διαδικασιών εκτύπωσης βιβλίου πόρτας (προαιρετικά)

 Reports

Εκτυπώσεις για τη σωστή και ολοκληρωμένη πληροφόρηση

1. Λίστες αφίξεων, αναχωρήσεων, διαμενόντων.
2. Πλάνο προϊσταμένης
3. Πελατολογίου ( λίστες γενεθλίων κλπ)
4. Λίστες κίνησης τηλεφωνικού κέντρου (Διοικητικών, Δωματίων)
5. Folio & Grouped Folio balance.
6. Main courante

Statistics

Πλήρη στατιστική για τη σωστή διαχείριση ξενοδοχειακών μονάδων

1. Forecast – Πρόβλεψη διαμονών ανά πράκτορα, υποπράκτορα, group, προέλευση, με ανάλυση ατόμων και διατροφής
2. Booking status – Διανυκτερεύσεις και δωμάτια ανά πράκτορα, ανά ημέρα. Σύγκριση διανυκτερεύσεων, ατόμων και εσόδων, τρέχοντος με προηγούμενο έτος.
3. Market Analysis – Πρόβλεψη διαμονών, ανά κράτος, μέσος όρος εσόδων δωματίου και ατόμων ανά ημέρα. Πρόβλεψη εσόδων από Allotment, Commitment, Over commitment & Supplement.
4. Projected – Πραγματικά (έως την ημερομηνία ξενοδοχείου) και προβλεπόμενα (βάση κρατήσεων) έσοδα.
5. Density –Καταχωρήσεις κρατήσεων ανά ημέρα (πλήθος κρατήσεων και έσοδα ανά πράκτορα, μήνα).
6. Reservations & Availability – Κρατήσεις ανά ημέρα ανά τύπο δωματίου. Διαθεσιμότητες ανά τύπο δωματίου. Διάγραμμα κρατήσεων (γραφική παράσταση). Ανάλυση διαθεσιμότητας (allotment, commitment, expected commitment).
7. Accommodation & Board Plan – Αφίξεις, αναχωρήσεις, παραμένοντες. Ποσοστιαία κάλυψη δωματίων (%occupancy). Πλάνο διατροφής, ( πρωινά, μεσημεριανά, βραδινά ).
8. Forecast by Agreement – Πρόβλεψη εσόδων μόνο με βάση τα συμβόλαια (δεν απαιτείται καταχώρηση κρατήσεων)
9. Revenues to date – Σύγκριση εσόδων ανά τμήμα, προηγούμενου και τρέχοντος έτους έως συγκεκριμένη ημερομηνία.
10. Main courante to date – Σύγκριση main courante, προηγούμενου και τρέχοντος έτους έως συγκεκριμένη ημερομηνία. (με ανάλυση ΦΠΑ και αποκλίσεις)
11. Allotment, Commitment – Πρόβλεψη κρατήσεων, guaranty, booking position και ποσοστιαία κάλυψη, συμπεριλαμβανομένων όλων ή επιλεγμένων τύπων κρατήσεων.
12. Room Availability – Πλάνο πληρότητας και διαθεσιμότητας δωματίων.
13. House Keeping – Πλάνο καθαριότητας δωματίων, μεμονωμένα ή σε ομάδες με ανάλυση τύπου (πλήρης, σεντόνια κλπ)
14. Manager report –  Σύγκριση εσόδων ανά κέντρο κόστους και τμήμα, προηγούμενου και τρέχοντος έτους έως συγκεκριμένη ημερομηνία και ποσοστιαίες μεταβολές.
15. ΕΟΤ -Στατιστικό σε πρότυπο ΕΟΤ (Δωμάτια, ενήλικες, παιδιά, έσοδα, μέσος όρος εσόδων, ποσοστό ατόμων – ανά κράτος προέλευσης)